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Google Workspace Ops

此技能用於將共用文件、試算表和簡報視為工作系統來操作，而不只是單獨編輯一個檔案。

使用時機

• 使用者需要尋找文件、試算表或簡報並直接更新
• 整合儲存在 Google Drive 中的計畫、追蹤表、筆記或客戶清單
• 清理或重新整理共用試算表
• 匯入、修復或重新格式化 Google Slides 簡報
• 從 Docs、Sheets 或 Slides 產出摘要以協助決策

偏好工具介面

以 Google Drive 為入口，再切換至適當的專業工具：

• Google Docs：適用於文字密集型文件
• Google Sheets：適用於表格、公式和圖表
• Google Slides：適用於簡報、匯入、範本遷移和清理

不要僅依檔名猜測結構。請先檢查。

工作流程

1. 尋找資產

從 Drive 搜尋介面開始，找出：

• 確切的檔案
• 相關的周邊資產
• 可能的重複檔案
• 最近修改的版本

如果多個文件看起來相似，請透過標題、擁有者、修改時間或資料夾來確認。

2. 編輯前先檢查

在進行修改前：

• 摘要目前的結構
• 識別分頁、標題或投影片數量
• 判斷任務是局部清理還是結構性調整

選擇能安全完成工作的最小工具。

3. 精準編輯

• 對於 Docs：使用索引感知的編輯，而非模糊改寫
• 對於 Sheets：在明確的分頁和範圍上操作
• 對於 Slides：區分內容編輯與視覺清理或範本遷移

如果要求的工作涉及視覺或版面調整，請透過檢查和驗證逐步迭代，而非一次盲目更新。

4. 保持工作系統整潔

當檔案屬於較大的工作流程時，也請一併提出：

• 重複的追蹤表
• 過時的簡報
• 過時文件 vs 正式文件
• 資產是否應歸檔、合併或重新命名

輸出格式

使用：

ASSET
- 檔案名稱
- 類型
- 為何這是正確的檔案

CURRENT STATE
- 結構摘要
- 主要問題或障礙

ACTION
- 已執行或建議的編輯

FOLLOW-UPS
- 歸檔 / 合併 / 清理重複 / 下一個要更新的檔案

適用案例

• 「找到現行的規劃文件並濃縮內容」
• 「清理這份客戶試算表，並顯示高流失風險的列」
• 「將這份簡報匯入 Slides 並使其適合展示」
• 「找到目前的追蹤表，而不是過時的重複檔案」