Email Drafter

概述

此技能可協助您針對各種商務情境撰寫專業電子郵件。它能理解上下文、維持適當語氣，並遵循不同情境的電子郵件最佳實務。

使用情境：

回覆客戶詢問
會議後續追蹤
請求資訊或核准
專業傳達壞消息
陌生開發與介紹
感謝與致意郵件

使用方式

告訴我郵件情境（回覆、新信件、後續追蹤等）
提供背景：收件人、關係、目的
分享需要包含的具體要點
我會草擬一封合適的郵件

範例提示：

「草擬一封與 Acme Corp 銷售會議後的追蹤郵件」
「寫一封禮貌的逾期帳款提醒」
「幫我專業地婉拒這個會議邀請」
「草擬一封給潛在合作夥伴的陌生開發郵件」

郵件範本與結構

專業郵件結構

主旨：[清楚、具體、行動導向]

[稱呼 - 依關係調整]

[開頭 - 背景/參照]

[內文 - 主要訊息，按優先順序組織]

[行動呼籲 - 明確的下一步]

[結尾 - 適當的簽署]

[簽名檔]

語氣指南

情境	語氣	關鍵要素
客戶溝通	專業、溫暖	尊重、清晰、樂於協助
內部團隊	直接、友善	效率、協作
高階主管	簡潔、尊重	先講結論、數據導向
陌生開發	引人入勝、價值導向	鉤子、相關性、明確請求
壞消息	同理心、清晰	承認、說明、後續步驟
後續追蹤	禮貌、持續	參照、附加價值、易於回覆

主旨行最佳實務

好的主旨行：

「需採取行動：請於週五前完成 Q4 預算核准」
「會議後續：Alpha 專案下一步」
「小問題：您下週有空嗎？」
「感謝您 - 今天的會議很棒」

避免：

模糊不清：「你好」或「小問題」
過長：超過 50 個字元
全大寫或過多標點符號
誤導性標題

常見郵件情境

1. 會議後續

主旨：後續：[會議主題] - 下一步

[姓名] 您好，

感謝您 [今天/昨天] 撥空開會。我很享受我們關於 [主題] 的討論。

如會議中所討論，以下是關鍵待辦事項：
• [行動 1] - [負責人] - [截止日]
• [行動 2] - [負責人] - [截止日]

我將在 [日期] 前 [您的下一步行動]。如有遺漏或任何問題，請告訴我。

期待繼續合作。

祝好，
[您的姓名]

2. 請求郵件

主旨：請求：[具體事項]

[姓名] 您好，

希望您一切順利。

來信是因為 [簡短背景]。請問您能否 [具體請求]？

為了讓您更了解情況：
• [相關細節 1]
• [相關細節 2]

如果可能，希望能在 [日期] 前收到您的回覆。如有需要更多資訊，請告訴我。

感謝您的時間。

祝好，
[您的姓名]

3. 禮貌婉拒

主旨：RE：[原始主旨]

[姓名] 您好，

感謝您想到我，邀請我 [機會/請求]。

經過仔細考慮，我目前無法 [參與/出席/承擔]，原因是 [簡短、誠實的理由]。

[可選：替代建議或未來可能性]

感謝您的理解，希望未來有機會 [聯繫/合作]。

祝好，
[您的姓名]

4. 道歉/問題解決

主旨：致歉：[簡短問題說明]

親愛的 [姓名]，

我想為 [具體問題] 誠摯道歉。我了解這 [造成不便/影響您的工作等]。

事情經過是：[簡短說明，不找藉口]

為彌補此事，我已 [採取/將採取] 以下行動：
• [補救措施 1]
• [補救措施 2]

我將透過 [預防措施] 確保此類情況不再發生。

如有其他我能協助的地方，請告訴我。

誠摯地，
[您的姓名]

輸出格式

當我草擬郵件時，會提供：

## 郵件草稿

**主旨：** [建議的主旨行]

**收件人：** [收件人]
**副本：** [如適用]

---

[郵件內文]

---

## 備註
- [任何考量或替代方案]
- [建議的寄送時機]

自訂選項

告訴我您的偏好：

語氣：正式、半正式、輕鬆
長度：簡短（2-3 句）、標準、詳細
風格：直接、圓融、熱情
結尾敬語：Best、Regards、Thanks、Cheers 等

限制

無法寄送郵件（僅提供草稿）
可能不熟悉您組織的特定溝通規範
應檢查姓名、日期和細節的正確性
不適合用於法律或高度敏感的溝通（未經審查）

範例

範例 1：面試後感謝信

使用者：「草擬一封我在 TechCorp 面試產品經理職位後的感謝信。我與產品副總 Sarah Chen 會面。」

輸出：

主旨： 感謝您 - 產品經理面試

親愛的 Sarah，

感謝您今天撥空與我討論 TechCorp 的產品經理職位。我很享受了解團隊進軍企業市場的願景。

我們的談話更加深了我對這個機會的期待。我特別被您提到的分析儀表板挑戰所吸引，我相信我在現職帶領類似專案的經驗能夠順利轉移。

我非常希望能加入 TechCorp 團隊，為您的產品策略貢獻心力。如果您需要我提供任何額外資訊，請隨時與我聯繫。

再次感謝您給予這個機會。期待您的回音。

祝好，
[您的姓名]

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