SKILL.md
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invoice-organizer
description
自動整理發票與收據，為報稅做好準備。它能讀取雜亂的檔案、擷取關鍵資訊、統一重新命名，並歸類到邏輯資料夾中。將數小時的手動記帳工作，縮短為幾分鐘的自動化整理。
發票整理工具
這個技能能將雜亂的發票、收據與財務文件資料夾，轉換成乾淨、報稅就緒的歸檔系統，完全不需要手動處理。
何時使用此技能
- 準備報稅季節，需要整理好的記錄
- 管理多家供應商的業務支出
- 整理來自雜亂資料夾或電子郵件下載的收據
- 設定自動歸檔，進行持續記帳
- 按年份或類別歸檔財務記錄
- 核銷費用以申請報帳
- 為會計師準備文件
此技能的功能
-
讀取發票內容：從 PDF、圖片與文件中擷取資訊：
- 供應商/公司名稱
- 發票號碼
- 日期
- 金額
- 產品或服務描述
- 付款方式
-
統一重新命名檔案：建立標準化的檔名：
- 格式：
YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - ProductOrService.pdf - 範例：
2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
- 格式：
-
按類別整理：歸類到邏輯資料夾：
- 按供應商
- 按費用類別（軟體、辦公用品、差旅等）
- 按時間區間（年、季、月）
- 按稅務類別（可扣除、個人等）
-
處理多種格式：支援：
- PDF 發票
- 掃描收據（JPG、PNG）
- 電子郵件附件
- 螢幕截圖
- 銀行對帳單
-
保留原始檔案：在整理副本的同時保留原始檔案
如何使用
基本用法
導航到您的雜亂發票資料夾：
cd ~/Desktop/receipts-to-sort
然後對 Claude Code 說：
整理這些發票以備報稅
或更具體地說：
讀取此資料夾中的所有發票，重新命名為
"YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf" 格式，
並按供應商整理
進階整理
整理這些發票：
1. 從每個檔案中擷取日期、供應商與描述
2. 重新命名為標準格式
3. 按費用類別（軟體、辦公用品、差旅等）歸類到資料夾
4. 為我的會計師建立一份包含所有發票詳細資料的 CSV 試算表
操作說明
當使用者要求整理發票時：
-
掃描資料夾
找出所有發票檔案：
# 找出所有發票相關檔案 find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print回報結果：
- 檔案總數
- 檔案類型
- 日期範圍（若能從檔名判斷）
- 目前的整理狀況（或缺乏整理）
-
從每個檔案擷取資訊
針對每張發票，擷取：
從 PDF 發票：
- 使用文字擷取讀取發票內容
- 尋找常見模式：
- "Invoice Date:", "Date:", "Issued:"
- "Invoice #:", "Invoice Number:"
- 公司名稱（通常在頂部）
- "Amount Due:", "Total:", "Amount:"
- "Description:", "Service:", "Product:"
從圖片收據：
- 讀取圖片中的可見文字
- 識別供應商名稱（通常在頂部）
- 尋找日期（常見格式）
- 找出總金額
不明確檔案的備用方案：
- 使用檔名線索
- 檢查檔案建立/修改日期
- 若缺少關鍵資訊，標記為需人工審查
-
決定整理策略
若未指定，詢問使用者偏好：
我找到了 [X] 張發票，日期範圍為 [日期範圍]。 您希望如何整理它們？ 1. **按供應商**（Adobe/, Amazon/, Stripe/ 等） 2. **按類別**（Software/, Office Supplies/, Travel/ 等） 3. **按日期**（2024/Q1/, 2024/Q2/ 等） 4. **按稅務類別**（Deductible/, Personal/ 等） 5. **自訂**（描述您的結構） 或者我可以使用預設結構：年份/類別/供應商 -
建立標準化檔名
為每張發票建立符合以下模式的檔名：
YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Description.ext範例：
2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf2024-01-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf2023-12-01 Stripe - Invoice - Monthly Payment Processing.pdf
檔名最佳實務：
- 移除特殊字元（連字號除外）
- 正確大寫供應商名稱
- 保持描述簡潔但有意義
- 使用一致的日期格式（YYYY-MM-DD）以便排序
- 保留原始副檔名
-
執行整理
在移動檔案前，顯示計畫：
# 整理計畫 ## 建議結構Invoices/
├── 2023/
│ ├── Software/
│ │ ├── Adobe/
│ │ └── Microsoft/
│ ├── Services/
│ └── Office/
└── 2024/
├── Software/
├── Services/
└── Office/## 範例變更 之前：`invoice_adobe_march.pdf` 之後：`2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf` 位置：`Invoices/2024/Software/Adobe/` 之前：`IMG_2847.jpg` 之後：`2024-02-10 Staples - Receipt - Office Supplies.jpg` 位置：`Invoices/2024/Office/Staples/` 處理 [X] 個檔案？（是/否）獲得批准後：
# 建立資料夾結構 mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe" # 複製（不要移動）以保留原始檔案 cp "original.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf" # 或者若使用者偏好，則移動 mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf" -
產生摘要報告
建立包含所有發票詳細資料的 CSV 檔案：
Date,Vendor,Invoice Number,Description,Amount,Category,File Path 2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf 2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Office Supplies,127.45,Office,Invoices/2024/Office/Amazon/2024-03-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf ...此 CSV 可用於：
- 匯入會計軟體
- 與會計師分享
- 費用追蹤與報告
- 報稅準備
-
提供完成摘要
# 整理完成！📊 ## 摘要 - **已處理**：[X] 張發票 - **日期範圍**：[最早] 至 [最晚] - **總金額**：$[總和]（若已擷取金額） - **供應商**：[Y] 家不同供應商 ## 新結構Invoices/
├── 2024/ (45 個檔案)
│ ├── Software/ (23 個檔案)
│ ├── Services/ (12 個檔案)
│ └── Office/ (10 個檔案)
└── 2023/ (12 個檔案)## 已建立的檔案 - `/Invoices/` - 整理好的發票 - `/Invoices/invoice-summary.csv` - 會計用試算表 - `/Invoices/originals/` - 原始檔案（若已複製） ## 需要審查的檔案 [列出無法完整擷取資訊的檔案] ## 後續步驟 1. 檢閱 `invoice-summary.csv` 檔案 2. 檢查「需要審查」資料夾中的檔案 3. 將 CSV 匯入您的會計軟體 4. 設定未來發票的自動整理 報稅季節準備好了！🎉
範例
範例 1：報稅準備（來自 Martin Merschroth）
使用者：「我有一個雜亂的發票資料夾要報稅。幫我整理並正確重新命名。」
流程：
- 掃描資料夾：找到 147 個 PDF 與圖片
- 讀取每張發票以擷取：
- 日期
- 供應商名稱
- 發票號碼
- 產品/服務描述
- 重新命名所有檔案：
YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf - 歸類到：
2024/Software/、2024/Travel/等 - 為會計師建立
invoice-summary.csv - 結果：幾分鐘內完成報稅就緒的整理
範例 2：每月費用核銷
使用者：「按類別整理我上個月的業務收據。」
輸出：
# 2024 年 3 月收據已整理
## 按類別
- 軟體與工具：$847.32（12 張發票）
- 辦公用品：$234.18（8 張收據）
- 差旅與餐飲：$1,456.90（15 張收據）
- 專業服務：$2,500.00（3 張發票）
總計：$5,038.40
所有收據已重新命名並歸檔至：
`Business-Receipts/2024/03-March/[Category]/`
CSV 匯出：`march-2024-expenses.csv`
範例 3：多年歸檔
使用者：「我有 3 年的隨機發票。按年份整理，再按供應商整理。」
輸出：建立結構：
Invoices/
├── 2022/
│ ├── Adobe/
│ ├── Amazon/
│ └── ...
├── 2023/
│ ├── Adobe/
│ ├── Amazon/
│ └── ...
└── 2024/
├── Adobe/
├── Amazon/
└── ...
每個檔案都正確重新命名，包含日期與描述。
範例 4：電子郵件下載清理
使用者：「我從 Gmail 下載發票。它們都叫做 'invoice.pdf'、'invoice(1).pdf' 等。幫我解決這個亂象。」
輸出：
找到 89 個檔案，全部命名為 "invoice*.pdf"
正在讀取每個檔案以擷取真實資訊...
重新命名範例：
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - Invoice - Monthly Subscription.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - Invoice - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Invoice - Pro Plan.pdf
所有檔案已重新命名並按供應商整理。
常見整理模式
按供應商（簡單）
Invoices/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/
按年份與類別（報稅友善）
Invoices/
├── 2023/
│ ├── Software/
│ ├── Hardware/
│ ├── Services/
│ └── Travel/
└── 2024/
└── ...
按季度（詳細追蹤）
Invoices/
├── 2024/
│ ├── Q1/
│ │ ├── Software/
│ │ ├── Office/
│ │ └── Travel/
│ └── Q2/
│ └── ...
按稅務類別（會計師就緒）
Invoices/
├── Deductible/
│ ├── Software/
│ ├── Office/
│ └── Professional-Services/
├── Partially-Deductible/
│ └── Meals-Travel/
└── Personal/
自動化設定
若要持續整理：
建立一個腳本，監控我的 ~/Downloads/invoices 資料夾，
並使用我們的標準命名與資料夾結構自動整理任何新的發票檔案。
這會建立一個持續的解決方案，在發票到達時自動整理。
專業技巧
- 將電子郵件掃描為 PDF：使用 Preview 或類似工具先將電子郵件發票儲存為 PDF
- 一致的下載：將所有發票儲存到一個資料夾進行批次處理
- 每月例行：每月整理發票，而非每年
- 備份原始檔案：在重新整理前保留原始檔案
- 在 CSV 中包含金額：有助於預算追蹤
- 標記可扣除性：註記哪些費用可抵稅
- 保留收據 7 年：標準查帳期間
處理特殊情況
缺少資訊
若無法擷取日期/供應商：
- 標記檔案以供人工審查
- 使用檔案修改日期作為備用
- 建立「需要審查」資料夾
重複發票
若同一張發票出現多次：
- 比較檔案雜湊值
- 保留最高品質版本
- 在摘要中註記重複
多頁發票
對於跨多個檔案的發票：
- 必要時合併 PDF
- 為各部分使用一致命名
- 若發票被拆分，在 CSV 中註記
非標準格式
對於不常見的收據格式：
- 盡可能擷取資訊
- 標準化可處理的部分
- 若缺少關鍵資訊，標記為需審查
相關使用案例
- 建立報帳用的費用報告
- 整理銀行對帳單
- 管理供應商合約
- 歸檔舊財務記錄
- 準備審計
- 追蹤長期訂閱成本
