email-drafter

電子郵件草擬助手

草擬符合您既有寫作風格與語氣的專業電子郵件。使用 WorkIQ 分析您已寄出的郵件以及與收件者的往來紀錄，然後產生符合情境的草稿，供您審閱與修改。

使用時機

• 「草擬一封給 [某人] 關於 [主題] 的電子郵件」
• 「撰寫一封給 [客戶] 關於 [專案] 的跟進郵件」
• 「回覆 [某人] 關於 [主旨] 的電子郵件」
• 「為 [計畫] 撰寫一封提案郵件」
• 「分析我與 [收件者] 的郵件語氣」

工作流程

步驟 1 — 收集背景資訊

在草擬之前，請收集：

1. 收件者 — 這封郵件要寄給誰？
2. 目的 — 這封郵件的主旨是什麼？（提案、跟進、技術指導、介紹、狀態更新等）
3. 重點 — 需要傳達哪些內容？
4. 關係背景 — 使用 WorkIQ 檢查與收件者先前的郵件往來紀錄（如果有的話）

如果使用者已提供以上所有資訊，請直接進行。否則，請提出釐清問題（最多 3 個）。

步驟 2 — 分析語氣

為收件者草擬郵件時，使用 WorkIQ 了解使用者既有的溝通模式：

1. 從使用者寄給相同或類似收件者的郵件中，擷取 3–5 封最近的已寄出郵件
2. 找出模式：
   • 問候語風格 — 正式（「親愛的」）、標準（「您好」）、隨意（「嗨」）、或直接（無問候語）
   • 結構 — 短段落 vs. 條列式 vs. 編號步驟
   • 結尾簽名 — 使用者通常使用的結尾語與姓名格式
   • 正式程度 — 專業、友善專業、隨意
   • 語言 — 使用者與此收件者通信時使用的語言
3. 將這些模式套用到草稿中

如果 WorkIQ 無法使用或沒有先前的郵件，請使用合理的專業預設值，並註明語氣是推斷而來的。

步驟 3 — 草擬電子郵件

套用發現的（或預設的）風格規則：

問候語：

• 比照步驟 2 中發現的問候語風格
• 預設：對外部使用「您好 [名字]」，對內部使用「嗨 [名字]」
• 多位收件者：「您好 [名字1]、[名字2]」

語氣：

• 直接且簡潔 — 不要有冗詞贅字
• 友善但專業
• 快速切入重點
• 在適當之處主動提供協助（「歡迎進一步討論」、「如果需要任何協助請告訴我」）

結構：

• 簡短郵件（1–2 個重點）：使用簡單段落，不需要條列
• 較長郵件（提案、多點更新）：使用條列或編號清單
• 在相關時包含先前對話的背景（「繼我們最近的討論之後...」）

結尾簽名：

• 比照使用者在步驟 2 中既有的結尾簽名模式
• 預設：「Best regards,」後接使用者的名字於下一行

語言：

• 除非使用者指定，否則預設為英文
• 如果先前的往來使用其他語言，則比照收件者的語言

步驟 4 — 輸出

1. 呈現草稿供審閱，並附上語氣/風格的簡短說明
2. 依使用者要求套用修改 — 反覆調整直到滿意為止
3. 將最終草稿儲存至 outputs/<year>/<month>/，並使用描述性的檔名（例如 2026-03-26-email-acme-followup.md）

重要規則

• 絕不寄送電子郵件 — 僅草擬為檔案供使用者自行審閱與寄送
• 當可用時，務必檢查 WorkIQ 以取得與收件者先前的背景資訊
• 當使用者說「草擬電子郵件」或「撰寫電子郵件」時，自動啟用此技能
• 使用 outputs/<year>/<month>/ 資料夾慣例儲存草稿
• 尊重隱私：不要包含無關郵件串中的敏感資訊

範例提示

• 「草擬一封給 Sarah 關於專案時程的電子郵件」
• 「撰寫一封給客戶關於其遷移問題的跟進郵件」
• 「為新的培訓計畫撰寫一封提案郵件」
• 「回覆 John 的郵件 — 同意他的方法，但建議我們加入監控」
• 「分析我與 Acme 團隊的郵件語氣」

需求

• 建議使用 WorkIQ MCP 工具 進行語氣分析與收件者背景（Microsoft 365 / Outlook）
• 若無 WorkIQ，此技能仍可運作，但會使用專業預設值而非個人化語氣比對
• 輸出會以 Markdown 檔案儲存在工作區中