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gmail-workflows
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通过智能工作流自动化 Gmail - 附件管理、邮件整理、自动归档和 Google Drive 集成
version
1.0.0
Gmail 工作流
通过智能工作流自动化 Gmail，实现附件管理、邮件整理和 Google Drive 集成。基于 n8n 的 7800+ 工作流模板。
概述
本技能帮助您设计和实现 Gmail 自动化工作流，实现：
- 自动将附件保存到 Google Drive
- 使用智能标签整理邮件
- 归档已处理的邮件
- 通过 Slack/邮件发送通知
- 跟踪邮件指标
核心工作流模板
1. Gmail 附件管理器
目的：自动从邮件中提取附件并保存到 Google Drive
工作流步骤：
┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ Gmail │───▶│ 按条件筛选 │───▶│ 提取附件 │───▶│ 上传到 │
│ 触发器 │ │ │ │ │ │ Google Drive│
└─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘
│
┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │
│ 发送通知 │◀───│ 应用标签 │◀───┘
│ │ │ 并归档 │
└─────────────┘ └─────────────┘
配置：
trigger:
type: gmail_new_email
filters:
has_attachment: true
from: ["*@company.com", "*@vendor.com"]
subject_contains: ["invoice", "report", "contract"]
actions:
- extract_attachments:
file_types: [pdf, xlsx, docx, csv]
max_size_mb: 25
- upload_to_drive:
folder_path: "/Attachments/{year}/{month}"
naming_pattern: "{filename}_{sender}_{date}"
create_folder_if_missing: true
- organize_email:
apply_label: "Processed/Attachments"
mark_as_read: true
archive: true
- notify:
channel: slack
message: "新附件已保存：{filename} 来自 {sender}"
最佳实践：
- 使用特定的发件人过滤器以避免处理垃圾邮件
- 设置文件大小限制以防止存储问题
- 使用基于日期的文件夹结构便于检索
- 启用重复检测以避免重复上传
2. 发票自动归档器
目的：自动从邮件中收集并整理发票
工作流步骤：
Gmail 触发器 → 检测发票 → 提取 PDF → OCR/解析 → 保存到 Drive → 更新电子表格 → 归档邮件
配置：
trigger:
subject_patterns:
- "invoice"
- "bill"
- "statement"
- "付款"
- "发票"
processing:
- detect_invoice:
methods: [subject_keywords, attachment_name, sender_domain]
- extract_data:
fields: [invoice_number, amount, date, vendor, due_date]
use_ocr: true
- save_to_drive:
folder: "/Finance/Invoices/{year}/{vendor}"
naming: "{date}_{vendor}_{amount}"
- update_tracker:
spreadsheet: "Invoice Tracker"
columns: [Date, Vendor, Amount, Invoice#, Status, File_Link]
- archive:
label: "Finance/Invoices"
star: true
3. 客户沟通整理器
目的：按项目/客户自动整理客户邮件
配置：
rules:
- name: "客户 A 邮件"
condition:
from_domain: "clienta.com"
actions:
- apply_label: "Clients/Client A"
- forward_to: "team-a@company.com"
- save_attachments: "/Clients/Client A/{subject}"
- name: "项目 X 更新"
condition:
subject_contains: ["Project X", "PX-"]
actions:
- apply_label: "Projects/Project X"
- add_to_task: "Project X Board"
- notify_slack: "#project-x"
- name: "紧急请求"
condition:
subject_contains: ["URGENT", "ASAP", "紧急"]
is_unread: true
actions:
- apply_label: "Priority/Urgent"
- send_sms: "+1234567890"
- move_to_inbox: true
4. 邮件分析仪表板
目的：跟踪邮件指标并生成报告
跟踪指标：
daily_metrics:
- emails_received: count(inbox)
- emails_sent: count(sent)
- response_time_avg: avg(reply_time)
- unread_count: count(unread)
- attachment_count: count(has_attachment)
weekly_report:
- top_senders: group_by(from, count)
- busiest_hours: group_by(hour, count)
- label_distribution: group_by(label, count)
- response_rate: sent / received
automation:
- schedule: "every Monday 9am"
- output: Google Sheets
- notify: Slack #email-metrics
实施指南
使用 n8n
// n8n 工作流：Gmail 到 Google Drive
{
"nodes": [
{
"name": "Gmail Trigger",
"type": "n8n-nodes-base.gmailTrigger",
"parameters": {
"pollTimes": { "item": [{ "mode": "everyMinute" }] },
"filters": { "labelIds": ["INBOX"] }
}
},
{
"name": "Filter Attachments",
"type": "n8n-nodes-base.if",
"parameters": {
"conditions": {
"boolean": [{
"value1": "={{ $json.hasAttachment }}",
"value2": true
}]
}
}
},
{
"name": "Get Attachments",
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
"parameters": {
"operation": "getAttachments",
"messageId": "={{ $json.id }}"
}
},
{
"name": "Upload to Drive",
"type": "n8n-nodes-base.googleDrive",
"parameters": {
"operation": "upload",
"folderId": "your-folder-id",
"name": "={{ $json.filename }}"
}
}
]
}
使用 Google Apps Script
// Gmail 到 Drive 自动化
function processNewEmails() {
const threads = GmailApp.search('has:attachment is:unread');
const targetFolder = DriveApp.getFolderById('FOLDER_ID');
threads.forEach(thread => {
const messages = thread.getMessages();
messages.forEach(message => {
const attachments = message.getAttachments();
attachments.forEach(attachment => {
// 保存到 Drive
const file = targetFolder.createFile(attachment);
// 用日期和发件人重命名
const newName = `${Utilities.formatDate(message.getDate(), 'GMT', 'yyyy-MM-dd')}_${message.getFrom()}_${attachment.getName()}`;
file.setName(newName);
});
// 标记为已处理
message.markRead();
thread.addLabel(GmailApp.getUserLabelByName('Processed'));
});
});
}
// 设置触发器
function setupTrigger() {
ScriptApp.newTrigger('processNewEmails')
.timeBased()
.everyMinutes(5)
.create();
}
常见工作流模式
模式 1：筛选 → 处理 → 整理 → 通知
邮件到达
│
▼
┌─────────────────┐
│ 应用筛选条件 │ → 不匹配则跳过
│ (发件人、主题、 │
│ 附件) │
└────────┬────────┘
│
▼
┌─────────────────┐
│ 处理内容 │ → 提取数据、附件
│ │
└────────┬────────┘
│
▼
┌─────────────────┐
│ 整理 │ → 保存文件、应用标签
│ │
└────────┬────────┘
│
▼
┌─────────────────┐
│ 通知 │ → Slack、邮件、短信
│ │
└─────────────────┘
模式 2：批量处理
schedule: "daily at 6am"
steps:
1. 收集过去 24 小时内所有未处理的邮件
2. 按类别分组（发票、报告、其他）
3. 批量上传到相应的 Drive 文件夹
4. 生成摘要报告
5. 向利益相关者发送每日简报
模式 3：条件路由
conditions:
- if: attachment_type == "pdf" AND subject contains "invoice"
then: route_to_finance_folder
- if: from_domain in ["important-client.com"]
then: priority_handling + immediate_notification
- if: attachment_size > 10MB
then: save_to_large_files_folder + skip_backup
- default:
then: standard_processing
故障排除
常见问题
| 问题 | 解决方案 |
|---|---|
| 附件未检测到 | 检查 MIME 类型过滤器，增加触发器频率 |
| 重复文件 | 通过哈希或文件名启用去重 |
| 速率限制 | 降低触发器频率，使用批量处理 |
| 权限错误 | 重新授权 OAuth 凭据 |
| 大文件失败 | 设置大小限制，使用分块上传 |
安全考虑
-
OAuth 范围：请求最小权限
gmail.readonly用于读取gmail.modify用于标签/归档drive.file用于 Drive 访问
-
数据隐私：
- 不要记录邮件内容
- 使用安全存储保存凭据
- 实施保留策略
-
访问控制：
- 限制谁可以修改工作流
- 审计自动化活动
- 使用单独的服务账号
输出示例
每日邮件报告：
# 邮件活动报告 - 2026-01-30
## 摘要
- 收到邮件：47
- 发送邮件：23
- 处理附件：12
- 平均响应时间：2.3 小时
## 附件处理
| 文件 | 发件人 | 保存位置 | 时间 |
|------|--------|----------|------|
| Invoice_Jan.pdf | vendor@co.com | /Finance/Invoices | 09:15 |
| Report_Q4.xlsx | team@company.com | /Reports/Q4 | 10:30 |
| Contract_v2.docx | legal@client.com | /Contracts | 14:22 |
## 已应用标签
- Finance/Invoices：5 封邮件
- Projects/Active：12 封邮件
- Clients/Priority：8 封邮件
## 待处理操作
- 3 封邮件需要人工审核
- 2 个大附件需要批准
Gmail 工作流技能 - Claude Office 技能套件的一部分
