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名称
sheets-automation
描述
Google Sheets 自动化工作流 - 数据同步、任务管理、报告仪表盘和多平台集成
版本
1.0.0
Google Sheets 自动化
自动化 Google Sheets 工作流，实现数据同步、任务管理、报告仪表盘和多平台集成。基于 n8n 的 7800+ 个工作流模板。
概述
本技能涵盖：
- 来自多个来源的自动数据同步
- 带 Slack 提醒的任务管理
- 实时报告仪表盘
- CRM/营销数据聚合
- 定时报告生成
核心工作流
1. 多源数据聚合
┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ HubSpot │ │ Stripe │ │ Google │
│ (CRM) │ │ (支付) │ │ Analytics │
└──────┬──────┘ └──────┬──────┘ └──────┬──────┘
│ │ │
└─────────────────┼─────────────────┘
│
▼
┌──────────────────┐
│ Google Sheets │
│ (主仪表盘) │
└──────────────────┘
│
▼
┌──────────────────┐
│ Slack/Email │
│ (每日报告) │
└──────────────────┘
n8n 配置:
workflow: "每日业务指标同步"
schedule: "每天 6:00 AM"
steps:
1. fetch_crm_data:
source: hubspot
data:
- new_leads_today
- deals_closed
- pipeline_value
2. fetch_revenue_data:
source: stripe
data:
- mrr
- new_subscriptions
- churn
3. fetch_traffic_data:
source: google_analytics
data:
- sessions
- conversions
- bounce_rate
4. update_sheets:
spreadsheet: "业务仪表盘"
sheet: "每日指标"
action: append_row
data:
- date: today
- leads: "{hubspot.new_leads}"
- deals: "{hubspot.deals_closed}"
- mrr: "{stripe.mrr}"
- sessions: "{ga.sessions}"
5. update_charts:
refresh: automatic (Sheets 内置)
6. send_summary:
slack:
channel: "#daily-metrics"
message: |
📊 每日指标 - {date}
💰 收入: ${mrr} MRR
👥 新线索: {leads}
🎯 成交交易: {deals}
📈 网站访问: {sessions}
2. 带提醒的任务管理
workflow: "Sheets 任务跟踪器"
trigger:
type: schedule
frequency: every_15_minutes
sheet_structure:
columns:
- A: 任务
- B: 负责人
- C: 截止日期
- D: 优先级 (高/中/低)
- E: 状态 (待办/进行中/完成)
- F: Slack ID
steps:
1. read_tasks:
filter: |
Status != "Done" AND
Due Date <= TODAY() + 1
2. categorize_urgency:
overdue: Due Date < TODAY()
due_today: Due Date == TODAY()
due_tomorrow: Due Date == TODAY() + 1
3. send_reminders:
for_each: task
overdue:
slack_dm:
to: "{assignee_slack_id}"
message: |
🚨 *已逾期*: {task_name}
截止: {due_date} (逾期 {days_overdue} 天)
优先级: {priority}
due_today:
slack_dm:
to: "{assignee_slack_id}"
message: |
⏰ *今日截止*: {task_name}
优先级: {priority}
4. daily_recap:
schedule: "6:00 PM"
slack_channel: "#team"
message: |
📋 *每日任务回顾*
✅ 已完成: {completed_count}
⏳ 进行中: {in_progress_count}
🚨 已逾期: {overdue_count}
明日优先事项:
{tomorrow_tasks}
3. 自动报告生成
workflow: "周报生成器"
schedule: "周五 5:00 PM"
steps:
1. collect_data:
sheets:
- "销售数据"
- "营销指标"
- "支持工单"
2. calculate_metrics:
sales:
- total_revenue: SUM(revenue_column)
- deals_closed: COUNT(won_deals)
- avg_deal_size: AVG(deal_value)
- win_rate: won / (won + lost)
marketing:
- leads_generated: COUNT(new_leads)
- cost_per_lead: spend / leads
- conversion_rate: conversions / visitors
support:
- tickets_resolved: COUNT(resolved)
- avg_response_time: AVG(first_response)
- csat_score: AVG(satisfaction)
3. generate_report:
format: google_doc
template: "周报模板"
sections:
- executive_summary
- sales_performance
- marketing_metrics
- customer_support
- next_week_priorities
4. create_charts:
google_sheets:
- revenue_trend: line_chart
- deal_funnel: bar_chart
- lead_sources: pie_chart
5. distribute:
email:
to: leadership_team
subject: "周度业务报告 - 第 {week_number} 周"
attach: [report_doc, charts_pdf]
slack:
channel: "#leadership"
message: "📊 周报已就绪: {doc_link}"
4. 库存/存货跟踪器
workflow: "库存预警系统"
trigger:
type: sheets_change
sheet: "库存"
sheet_structure:
columns:
- 产品
- SKU
- 当前库存
- 补货点
- 供应商
- 交货时间 (天)
steps:
1. check_stock_levels:
condition: 当前库存 <= 补货点
2. generate_alerts:
for_each: low_stock_item
actions:
- update_cell:
column: "状态"
value: "需要补货"
format: red_background
- slack_alert:
channel: "#inventory"
message: |
⚠️ *库存不足预警*
产品: {product_name}
SKU: {sku}
当前: {current_stock}
补货点: {reorder_level}
供应商: {supplier}
- email_supplier:
if: auto_reorder == true
template: "reorder_request"
3. daily_summary:
schedule: "9:00 AM"
report:
- total_skus: count
- low_stock_items: count
- out_of_stock: count
- pending_orders: list
5. 表单响应 → CRM + Slack
workflow: "Google 表单线索捕获"
trigger:
type: google_forms
form: "联系我们表单"
steps:
1. capture_response:
fields: [name, email, company, message, source]
2. append_to_sheet:
spreadsheet: "线索跟踪器"
data:
- timestamp: NOW()
- name: "{name}"
- email: "{email}"
- company: "{company}"
- message: "{message}"
- status: "新"
3. enrich_lead:
clearbit:
lookup_by: email
append: [company_size, industry, linkedin]
4. create_in_crm:
hubspot:
object: contact
properties:
email: "{email}"
firstname: "{name}"
company: "{company}"
lead_source: "网站表单"
5. notify_sales:
slack:
channel: "#new-leads"
message: |
🎉 *新线索!*
👤 {name}
🏢 {company} ({company_size} 名员工)
📧 {email}
💬 "{message}"
[在 HubSpot 中查看]({hubspot_link})
6. auto_respond:
email:
to: "{email}"
template: "thank_you_for_contacting"
表格模板
销售仪表盘
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 销售仪表盘 - {月份} │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐ │
│ │ 收入 │ │ 交易 │ │ 平均交易│ │ 赢率 │ │
│ │ $125K │ │ 23 │ │ $5,400 │ │ 34% │ │
│ │ ▲ 15% │ │ ▲ 8% │ │ ▲ 12% │ │ ▼ 2% │ │
│ └─────────┘ └─────────┘ └─────────┘ └─────────┘ │
│ │
│ [收入趋势图 - 折线图] │
│ [按阶段管道 - 漏斗图] │
│ [最佳销售代表 - 柱状图] │
│ │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 日期 │ 交易 │ 金额 │ 代表 │ 阶段 │ 概率 │
│ 1/30 │ Acme Corp │ $15,000 │ Alice │ 提案 │ 60% │
│ 1/29 │ Tech Inc │ $8,500 │ Bob │ 演示 │ 40% │
│ ... │ ... │ ... │ ... │ ... │ ... │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
营销跟踪器
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 营销指标 │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 渠道 │ 花费 │ 线索 │ 单线索成本│ 转化率 │ 收入 │
├─────────────┼──────────┼───────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ Google Ads │ $5,000 │ 150 │ $33 │ 3.2% │ $45,000 │
│ Facebook │ $3,000 │ 200 │ $15 │ 1.8% │ $28,000 │
│ LinkedIn │ $2,500 │ 50 │ $50 │ 5.5% │ $35,000 │
│ 自然流量 │ $0 │ 300 │ $0 │ 2.1% │ $52,000 │
├─────────────┼──────────┼───────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 总计 │ $10,500 │ 700 │ $15 │ 2.8% │ $160,000 │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ROAS: 15.2x
最佳渠道: LinkedIn (转化率最高)
行动: 将 LinkedIn 预算增加 20%
公式参考
常用自动化公式
# 基于日期的自动状态
=IF(C2<TODAY(), "已逾期", IF(C2=TODAY(), "今日截止", "即将到来"))
# 距离截止天数
=DATEDIF(TODAY(), C2, "D")
# 基于条件的自动分配
=IFS(B2="Enterprise", "Alice", B2="Mid-Market", "Bob", TRUE, "Carol")
# 计算转化率
=IFERROR(D2/C2, 0)
# 累计总和
=SUMIF($A$2:A2, "<="&A2, $B$2:B2)
# 条件格式触发
=AND($E2="High", $F2<TODAY())
# 从另一个表格 VLOOKUP
=VLOOKUP(A2, '参考数据'!$A:$C, 3, FALSE)
# 仪表盘查询
=QUERY(Data!A:F, "SELECT A, SUM(C) WHERE B='Closed Won' GROUP BY A")
输出示例
请求: "设置来自 Google Sheets 的自动任务提醒"
输出:
# 任务提醒系统设置
## 表格结构
创建一个名为 "Tasks" 的表格，包含以下列：
| A | B | C | D | E | F |
|---|---|---|---|---|---|
| 任务 | 负责人 | 截止日期 | 优先级 | 状态 | Slack ID |
| 审核提案 | Alice | 2026-01-31 | 高 | 进行中 | U12345 |
| 更新文档 | Bob | 2026-02-01 | 中 | 待办 | U67890 |
## 自动化工作流
```yaml
trigger: 每 15 分钟
actions:
1. 检查 24 小时内到期的任务
2. 向负责人发送 Slack 私信
3. 下午 6 点发布每日总结
示例提醒
逾期提醒:
🚨 *已逾期*: 审核提案
截止: 1月29日 (逾期1天)
优先级: 高
请更新状态或标记完成。
今日截止:
⏰ *今日截止*: 更新文档
优先级: 中
你能行的！💪
每日回顾 (下午6点):
📋 *每日任务回顾*
✅ 今日已完成: 5
⏳ 进行中: 3
🚨 已逾期: 1
明日优先事项:
• 审核提案 (高) - Alice
• 客户电话准备 (高) - Bob
设置步骤
- 创建具有上述结构的 Google Sheet
- 设置带有 Schedule 触发器的 n8n 工作流
- 连接 Google Sheets 和 Slack 节点
- 使用示例任务进行测试
- 激活工作流
需要完整的 n8n 工作流 JSON 吗？
---
*Sheets 自动化技能 - Claude Office Skills 的一部分*
