email-ops

Email Ops

當實際任務是郵件工作時使用：分類、草稿、回覆、發送，或確認郵件已送達「已寄備份」。

這不是一般的寫作技能，而是圍繞實際郵件介面的操作工作流程。

技能堆疊

在相關時機引入這些 ECC 原生技能：

• brand-voice：在撰寫任何對外草稿之前使用
• investor-outreach：用於投資人、合作夥伴或贊助者相關郵件
• customer-billing-ops：當郵件串是帳單或支援事件，而非一般通訊時使用
• knowledge-ops：當郵件或郵件串應在事後被收錄到持久化脈絡中時使用
• research-ops：當回覆需要最新的外部事實時使用

使用時機

• 使用者要求整理收件匣或歸檔低訊號郵件
• 使用者想要草稿、回覆或新的外寄郵件
• 使用者想知道郵件是否已寄出
• 使用者想要確認使用了哪個帳戶、郵件串或「已寄備份」項目

護欄

• 除非使用者明確要求即時發送，否則先產出草稿
• 未經真實「已寄備份」資料夾或用戶端確認，切勿聲稱郵件已寄出
• 不要隨意切換寄件者帳戶；選擇符合專案與收件者的帳戶
• 清理時不要刪除不確定的商務郵件
• 如果任務實際上是 DM 或 iMessage 工作，請移交給 messages-ops

工作流程

1. 確認確切介面

在行動之前，先確定：

• 哪個郵件帳戶
• 哪個郵件串或收件者
• 任務是分類、草稿、回覆還是發送
• 使用者想要僅草稿還是即時發送

2. 在撰寫前閱讀郵件串

如果是回覆：

• 閱讀現有郵件串
• 找出最後一次對外聯絡
• 找出任何承諾、截止日期或未回答的問題

如果是建立新的外寄郵件：

• 確定熱絡程度
• 選擇正確的管道與寄件者帳戶
• 在草稿前使用 brand-voice

3. 草稿，然後驗證

僅草稿工作：

• 產出最終副本
• 說明寄件者、收件者、主旨與目的

即時發送工作：

• 先驗證最終確切內容
• 透過選擇的郵件介面發送
• 確認郵件已送達「已寄備份」或等同的已寄副本儲存區

4. 回報確切狀態

使用確切的狀態詞：

• drafted（已草稿）
• approval-pending（待核准）
• sent（已寄出）
• blocked（被封鎖）
• awaiting verification（待驗證）

如果發送介面被封鎖，請保留草稿並回報確切封鎖原因，而不是未經說明就改用第二種傳輸方式。

輸出格式

MAIL SURFACE
- account
- thread / recipient
- requested action

DRAFT
- subject
- body

STATUS
- drafted / sent / blocked
- proof of Sent when applicable

NEXT STEP
- send
- follow up
- archive / move

常見陷阱

• 未經已寄副本檢查，不要聲稱發送成功
• 不要忽略郵件串歷史，寫出無脈絡的回覆
• 不要將郵件工作與 DM 或簡訊工作流程混用
• 不要暴露機密、驗證資訊或不必要的郵件元資料

驗證

• 回應中需指明帳戶與郵件串或收件者
• 任何發送聲明必須包含已寄備份證明或用戶端明確確認
• 最終狀態必須是 drafted / sent / blocked / awaiting verification 其中之一