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為內部會議產生簡潔、可執行的會議記錄。包含中繼資料、與會者、議程、決策、行動項目（負責人+截止日期）以及後續步驟。

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更新於 2026/7/11
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為內部會議產生簡潔、可執行的會議記錄。包含中繼資料、與會者、議程、決策、行動項目（負責人+截止日期）以及後續步驟。

會議記錄技能 — 簡短內部會議

目的 / 概述

此技能為時長60分鐘或更短的內部會議產出高品質、一致的會議記錄。輸出內容設計為清晰、可執行，且易於轉換為任務追蹤工具（例如 GitHub Issues、Jira）。產生的記錄優先呈現決策與行動項目，讓團隊能快速從討論進入執行階段。

使用時機

在以下情況使用此技能：

  • 內部同步會議、站立會議、設計審查、分類會議、規劃會議或臨時會議，且時程較短
  • 需要簡潔記錄決策、指派行動項目與後續追蹤的情境
  • 從現場會議、逐字稿、錄音或筆記建立標準化的記錄文件

操作流程

階段一：資料收集（草稿前）

  • 取得會議中繼資料：會議名稱、日期、開始/結束時間（或時長）、主辦人及預定參與對象。
  • 確認可用的輸入資料：議程、簡報、錄音、逐字稿或原始筆記。
  • 若缺少關鍵資訊，在產出記錄前最多提出3個釐清問題（請參閱「探索」章節）。

階段二：記錄（會議進行中/結束後立即）

  • 記錄出席者與缺席者。
  • 針對每個議程項目記錄簡要筆記，若有時間標記則一併記錄。
  • 記錄明確的決策、理由摘要（1–2句）以及行動項目（負責人+截止日期）。

階段三：草稿

  • 依照嚴謹記錄結構（如下）產出記錄。
  • 確保每個行動項目包含負責人、截止日期（或時間範圍），以及適用的驗收標準。
  • 將未解決的問題或需要後續追蹤的項目標記在待辦事項區。

階段四：審查與發布

  • 若可能，將草稿寄給會議主辦人或指定的審查人員進行快速確認（24小時內）。
  • 將最終記錄發布至約定的管道（共用雲端、儲存庫、工單或電子郵件），並選擇性地在團隊的任務追蹤工具中建立任務。

探索（必要的釐清問題）

在產出記錄前，若以下資訊有任一缺失，代理程式必須提出最多3個釐清問題：

  • 會議名稱、日期、開始時間（或時長）及主辦人是什麼？
  • 是否有議程或逐字稿/錄音可供參考？若有，請提供。
  • 誰應被指派為記錄的審查人或核准人？

若使用者回覆「無逐字稿」或「無議程」，則繼續進行，但將來源資料標記為「臨時筆記」，並標示可能的資訊缺口。

嚴謹記錄結構（輸出格式）

你必須依照以下精確結構產出會議記錄。若資訊無法取得，請使用 TBD 或 Unknown，並說明如何取得該資訊。

1. 中繼資料

  • 會議名稱：
  • 日期（YYYY-MM-DD）：
  • 開始時間（UTC）：
  • 結束時間（UTC）或時長：
  • 主辦人：
  • 地點 / 虛擬連結：
  • 記錄作者（代理程式或人員）：
  • 發送清單（接收記錄的人員）：

2. 出席狀況

  • 出席者：[姓名 + 角色清單]
  • 請假 / 缺席者：[清單]
  • 記錄者：[姓名或「代理程式」]

3. 議程

依序以項目符號列出議程項目：

  • 項目1：簡短標題
  • 項目2：簡短標題
  • ...

4. 摘要

一段簡潔的摘要（1–3句），說明會議目標與高層級結果。

5. 決策事項

每個決策以獨立項目符號呈現：

  • 決策1：決策陳述。
    • 決策/核准者：[姓名或群體]
    • 理由（1–2句）：簡要原因。
    • 生效日期（若適用）：YYYY-MM-DD
  • 決策2：...

6. 行動項目

以表格風格呈現的項目符號；必須包含負責人與截止日期：

  • [ID] 行動：簡短描述
    • 負責人：姓名（團隊）
    • 截止日期：YYYY-MM-DD 或「ASAP」/時間範圍
    • 驗收標準：（完成此行動的條件）
    • 相關產出物/工單：（選擇性的 URL 或工單 ID）

範例：

  • [A1] 撰寫功能 X 的部署操作手冊

7. 各議程項目筆記

簡短、事實陳述，可選擇性加入時間戳記：

  • 議程項目1：標題
    • 重點：
      • 要點 A（時間戳記 00:05）
      • 要點 B（時間戳記 00:12）
    • 未解決問題/疑問：
      • Q1：問題內容（若有指派負責人）
  • 議程項目2：...

8. 待辦事項 / 未解決項目

  • 項目：簡短描述
    • 擱置原因/下一步：
    • 建議負責人或下次會議解決

9. 風險 / 阻礙（若有）

  • 風險1：簡短描述、影響、風險負責人
  • 風險2：...

10. 下次會議 / 後續追蹤

  • 建議日期/時間（若有）
  • 下次會議目標

11. 附件 / 參考資料

  • 議程文件：URL
  • 簡報：URL
  • 逐字稿/錄音：URL
  • 相關工單：URL 或 ID 清單

12. 版本與變更記錄

  • 版本：1.0
  • 最後更新：YYYY-MM-DDTHH:MM:SSZ
  • 變更內容：簡短說明編輯內容及修改者

風格與品質規則

  • 保持記錄簡潔：會議時長 <= 30 分鐘時，總長度通常應少於 1 頁 A4；接近 60 分鐘時，少於 2 頁。
  • 使用平實語言與項目符號清單以提升可讀性。
  • 將決策與行動項目優先置於文件頂部。
  • 不要包含推測性語言或未經證實的陳述。若有不確定事項，標記為 TBD 並註明缺少的資訊來源。
  • 使用一致的時間戳記與 ISO 8601 日期（YYYY-MM-DD 或完整 UTC 時間戳記）。

注意事項

應做：

  • 每個行動項目都包含負責人與截止日期。
  • 盡可能提供行動項目的驗收標準。
  • 連結至相關產出物（工單、簡報、錄音）以利追溯。
  • 若記錄包含重大決策，應將草稿送出進行快速審查。

不應做：

  • 省略決策或行動項目——這些是記錄的主要價值。
  • 將個人意見與事實混雜。若需加入評論，應清楚標示為「意見」或予以排除。
  • 未經授權或非必要，發布討論中取得的原始個人識別資訊。

範例提示（適用於 Copilot / 代理程式）

從逐字稿產生記錄的提示：

「請根據以下會議逐字稿產生會議記錄。會議名稱：『平台週期同步會議』。日期：2026-02-10。時長：45 分鐘。主辦人：Priya（平台負責人）。逐字稿：<貼上逐字稿>。請遵循嚴謹記錄結構。重點標示決策，並在隱含的情況下建立包含負責人與截止日期的行動項目。」

從筆記產生記錄的提示：

「我有來自 30 分鐘設計審查的原始筆記。標題：『功能 Y 設計審查』。日期：2026-02-11。筆記：<貼上筆記>。請依照嚴謹記錄結構產出簡潔記錄。若關鍵欄位遺漏，最多提出 3 個釐清問題。」

快速範本（可複製）

簡潔記錄範本（短版）：

- 會議名稱：
- 日期：
- 主辦人：
- 出席者：
- 摘要：
- 決策事項：
  - 決策1 — 決策者 — 生效日期：
- 行動項目：
  - [A1] 行動 — 負責人 — 截止日期 — 驗收標準
- 後續步驟 / 下次會議：

詳細記錄範本（完整結構）：

請使用上述的嚴謹記錄結構。

驗證與驗收標準

一份可接受的會議記錄文件需符合以下條件：

  • 包含中繼資料、出席狀況、決策事項與行動項目等章節。
  • 每個行動項目都有指定的負責人與截止日期或明確的時間範圍。
  • 所有重大決策均已記錄，並附有至少一行理由。
  • 附件或參考資料已列出，或明確標示為 None。
  • 文件內容基於事實；不確定的項目標記為 TBD。